Comercialização e Desenvolvimento de Sistemas em Planilhas Excel
Gerenciamento de Reservas
Para Pousadas e Pequenos Hotéis
Gerencie o movimento de reservas da sua pousada ou pequeno hotel de maneira rápida, ágil e confiável com este sistema em Planilhas Excel.
Com vários níveis de acesso, por login e senha, possibilitando confiabilidade no acesso dos dados cadastrados no sistema
Os códigos de reserva, gerados automaticamente pelo sistema, geram códigos de barra no padrão CODE 128, trazendo rapidez e segurança no cadastramento das informações digitadas
Para uma melhor análise do sistema aqui proposto, apresentamos abaixo as diversas telas que integram o mesmo.
Pré Cadastramento
São 4 telas de pré-cadastramento, onde são informados os diversos dados que serão utilizados pelo sistema
Tela de Cadastramento de Tarifas e Serviços, disponível apenas para os usuários MASTER e FINANCEIRO, onde são cadastrados os preços das tarifas e dos serviços praticados no estabelecimento.
O sistema é totalmente customizável, podendo o usuário determinar os nomes que deseja aplicar nas suas unidades habitacionais, frigobar, copa, etc...
Tela de Cadastramento de Unidades Habitacionais, Feriados e Tarifas Especiais, disponível apenas para os MASTER e ADMINISTRATIVO, onde o usuário fará os registros dos quartos, suítes, cabanas, chalés, etc... que existam no seu estabelecimento, informará os feriados do ano em curso e a política de tarifas à serem praticadas na pousada
Cadastramento de Participante
Tela de Configuração dos níveis de acesso e senhas do sistema disponível apenas para o usuário MASTER, onde o usuário fará a configuração dos acessos das diversas telas à cada tipo de usuário, bastando marcar com "x" a célula correspondente ao acesso a ser concedido.
O sistema é totalmente customizável, podendo, conforme a necessidade do estabelecimento, ter mais ou menos níveis, podendo chegar até 8 níveis de acesso.
Tela de Cadastramento Geral, disponível para os usuários MASTER e ADMNISTRATIVO, determina as informações que serão utilizadas pelo sistema nas usas diversas telas, informando, por ex. os tipos de usuários, os horários de Check-IN e Check-OUT, os tipos de reserva, o status de reserva, bandeiras dos cartões aceitos, etc...
Disponível para os usuários MASTER e RESERVAS nela, o usuário faz a pré-reserva, informando os dados preliminares do hóspede, tipo de habitação desejada e o período de hospedagem.
Com estas informações, o sistema faz diversas análises, para verificar:
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Se a habitação indicada atende ao tipo de habitação desejada pelo hóspede
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Se a habitação indicada está ocupada no período indicado para a hospedagem, e em caso de ocorrer qualquer aviso, bloqueia o cadastro da reserva até que as devidas correções sejam feitas, evitando assim overbooking e reserva de uma unidade que não atenda as condições exigidas pelo hóspede, conforme imagens abaixo:
Os avisos de irregularidade são dados na barra superior direita em vermelho, como apresentado nas telas abaixo e ao lado, impedindo que o operador confirme a reserva.
A tela abaixo à direita, sem que a barra superior direita esteja em vermelho, indica que os dados informados estão compatíveis com as unidades desocupadas para o período escolhido, liberando o sistema para o cadastramento da reserva, que imediatamente, passará a constar do gráfico de barras para a unidade escolhida.
A indicação colorida, no gráfico de barras indica o status da unidade no dia, sendo utilizado as cores azul claro, para representar unidades livres, azul escuro, para unidades reservadas, amarelo para eventual overbooking, que só é permitido no caso de prorrogação de estadia, tendo outra unidade livre para alocar ao novo hóspede, vermelho para as unidades bloqueadas para conserto, obras, reparos, etc... e laranja, para as unidades que se encontrem sob os cuidados da governança, no dia.
Por esta tela, o usuário do Check-In pode prorrogar a estadia de um hóspede.
Tem o mesmo funcionamento da tela Disponibilidade, acima, e também informa eventual overbooking da unidade, mas permite que o usuário registre a prorrogação, desde que existam outras unidades da mesma classe disponíveis para acomodar o novo hóspede.
Mas telas abaixo, podemos visualizar 3 situações, sendo a primeira com a barra superior direita em vermelho, informando que existe uma superposição de datas, informando o número de dias em que isso ocorre.
Na segunda, com a confirmação da prorrogação feita, apesar do aviso, o gráfico de barras apresenta em amarelo a data em que está ocorrendo o overbook, para as devidas providencias da área de reservas, e a terceira é uma prorrogação sem problemas, onde a barra superior direita, muda para azul, e informa que a prorrogação está liberada.
Por esta tela o usuário tem conhecimento das reservas que foram canceladas, por falta de check-in dos hóspedes no dia agendado (NO SHOW) ou que, por falta de pagamento da reserva até o dia pactuado, tiveram sua reserva cancelada, se for esta a política do estabelecimento.
O sistema informa na tela ou imprime uma relação com todas as unidades, apresentando o respectivo código de barras da reserva que está em situação de NO SHOW ou CANCELAMENTO no dia pesquisado.
Na mesma tela, o usuário pode transferir esta reserva para o cadastro de No Show e Cancelamentos, retirando o registro do banco de dados ativo, informando o código da reserva por um leitor de código de barras ou escolhendo pela lista suspensa dinâmica, que apresenta apenas os códigos nesta situação.
Nesta área, disponível para os usuários MASTER e RESERVAS, são oficializadas as entradas e saídas de hóspedes da sua pousada ou hotel.
O sistema apresenta, em tela e impresso, listagens de entrada e saídas do dia, com códigos de barras, facilitando a digitação no momento do check in ou do check out, conforme telas abaixo:
A tela de Check In, ao digitar o código de reserva, apresenta os dados já previamente cadastrados em DISPONIBILIDADES, e apresenta diversos campos para serem preenchidos com os dados cadastrais do hóspede e de seus acompanhantes. Gera também automaticamente a FNRH para ser assinada pelo hóspede.
Ao preencher os dados do cliente brasileiro, o sistema verifica se o CPF informado é válido, e no caso do número informado não ser validado, deixa o campo em vermelho e apresenta uma mensagem na tela, impedindo o registro do check in, até que o dado seja corrigido.
Ao lado campos com o CPF inválido e abaixo com o CPF validado pelo sistema.
O sistema verifica também eventual duplicidade de check in, informando, como abaixo, que a entrada já foi feita, impedindo uma nova entrada com o mesmo código.
Nesta mesma tela, o usuário pode trocar a unidade reservada para o hóspede, informando que deseja alterar unidade, informar a nova unidade desejada e após a verificação pelo sistema, confirmar a troca da unidade, teclando no botão CONFIRMA TROCA UNIDADE, antes de confirmar o CHECK IN.
O sistema também emite automaticamente, etiquetas com código de barras para cada um dos hóspedes registrados na unidade, para serem coladas em um cartão descartável do hotel, para acesso e controle das despesas extras dos hóspedes.
É possível também, a qualquer momento, após o check in, verificar os dados cadastrais dos hóspedes de determinada unidade habitacional, bastando digitar o código da reserva, por digitação ou leitura do código de barras, conforme tela abaixo:
No check out, tela ao lado, ao digitar ou ler, através de leitor ótico, o código de reservas, o sistema automaticamente, apresenta todas as despesas extras e tarifas aplicadas à hospedagem desde o dia do check in até a data do check out, num limite de até 30 dias.
Gera também automaticamente o relatório individual de despesas para ser apresentado ao hóspede, conforme tela abaixo.
Após a conferencia do hóspede e recebimento, o usuário faz o fechamento do check-out, clicando no botão CONFIRMA CHECK OUT, fazendo com que o sistema transfira para o arquivo morto os dados desta hospedagem, liberando o banco de dados ativo.
O banco de dados do arquivo morto, poderá ser acessado, como uma simples planilha excel, pelo usuário MASTER ou quem mais ele permitir.
Nesta área, o usuário faz os lançamentos extras ocorridos, digitando ou lendo o código de reserva e informando o tipo de despesa ocorrido.
No caso do hóspede já ter feito outras despesas, elas aparecem na lateral direita da tela.
No caso de se tentar lançar despesas fora do período do código de reserva, o sistema emite um aviso e bloqueia o lançamento.
Nesta área o usuário pode visualizar na tela ou imprimir o status de hospedagem de todas as unidades habitacionais do seu estabelecimento.
No caso de entrada ou saída de hóspede, o sistema apresenta ao lado do número da unidade o status IN ou OUT, informando que aquela unidade vai receber ou ter a saída de um hóspede.